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1 高校学生档案构成浅析 1.1 高校学生档案的含义和内容 高校学生档案是指学生在校期间的各类信息材料，形象的说，它是学生在校期间的“成长记录”，是学生在校期间的材料积累，同时反映学校学生档案管理环节。在学生毕业离校后，这些信息材料的本质发生变化，以“人事档案”的身份重新启程。
高校学生档案主要是指涵盖学生的入学（招生）、入团、入党、学业、奖惩、毕业等重要信息，学生经过高考，进入高校时已由所毕业高中转入学生信息档案，那么，学生在高校学习期间形成的新的信息材料，就是高校学生档案的重要组成部分，归纳起来主要有以下内容：（1）学生基本信息；（2）入学材料；（3）学业概况；（4）思想政治表现；（5）身体素质状况及心理素质水平；（6）技能情况；（7）社会活动情况及评价；（8）信用情况（9）奖惩情况；（10）毕业材料。
1.2 高校学生档案与其它高校档案的区别
高校学生档案与其他类档案相比较而言，具有过渡性，记录的是以人为主的信息积累和管理，不具有长期性和永久性等一般档案信息的特点，因此学生档案的过渡性使其具有学生培养的过程性，学生档案的构建与管理不能与其他档案管理实行“等量齐观”的管理方法。
2 高等师范院校学生档案管理的现状
高等师范院校学生档案管理多遵循高校档案管理基本模式，学生档案由系部进行学生原始信息档案资料的收集与初步整理，涉及上交的档案则遵循学校综合档案管理办法，上交至综合档案室存档保存。学生档案有其特殊性，作为学生在校期间的信息资料，与学校其他档案资料不同，具有过渡性，对于学生档案管理而言，过程性是其重要的特点，这也使得传统档案管理上交模式不适合学生档案管理的科学发展。
2.1 系部学生档案管理混乱，不规范
受传统管理模式的束缚，学生档案管理成为学校综合档案管理部门或者学生管理部门的附属品，学生档案无专人负责，兼职管理广泛存在，这使得学生档案在管理过程中不受重视，通常在学生毕业年度突击整理，学生档案材料填写时常不规范，缺漏现象时有发生，学生档案被视为“中转的纸张”，随意堆放处置的现象普遍。
2.2 学生档案内容单一化，无个性
中学时代形成的学生信息资料成为高校学生档案的一部分，大学时期形成的新的信息资料有学生成绩单、学籍登记表、健康情况表等，这种单一化的高校学生档案资料现状难于全面反映学生在德、智、体、美诸多方面的能力。高校尤其是高等师范院校的重要责任是培养、教育合格师资，素质培育尤为重要，作为“准师资”的师范生在大学期间的记录应是丰富多彩而非呆板枯燥的，师范教育要培养的师资是既具有扎实的专业知识又具有良好的思想品德素质、心理健康素质的综合型人才。
2.3 学生档案管理技术手段落后，信息化程度低
受高校综合档案管理的制约，学生档案管理方式更为落后，学生档案管理还停留在手工操作的阶段，信息化的管理仅限于学生基本信息的简单检索和查询事务，未形成数据库形式的电子档案信息，这种落后的管理方式不能适应高等教育的快速发展以及社会对信息的高效利用需求。
2.4 学生管理工作不到位，学生管理工作流于形式
高校是学生的第二个“家园”，高校各职（下转第195页）（上接第176页）能部门、教学系部归根到底是为学生服务的。授课教师和学生辅导员是学生面对最多的两大群体，受教学计划、开课安排的学期或学年限制，授课教师只能在任课年度形成关于学生学习情况的一些信息材料。与学生沟通最多，联系最紧密的是学生辅导员，他们是学生管理工作的执行者，学生信息档案资料的收集与整理者。
3 高等师范院校学生档案管理的对策探讨
3.1 加强辅导员队伍建设，实行学生档案管理的专职化
学生辅导员是大学生在校期间联系最为密切的管理者群体，其素质的高低直接影响到学生管理水平的高低，目前，很多院校将辅导员队伍建设放到了次要的地位，没有专职的辅导员队伍，这种现象的广泛存在一方面使得学生辅导员本身不重视自身工作的价值所在，使得对于学生的管理流于形式。因此，加强辅导员队伍建设，建立一支高效、专业、负责任的专职辅导员队伍，用教育工作者丰富的情感、专业的知识、对学生的满腔热情投入学生管理工作，将学生管理工作落到实处，成为学生值得信赖的师长兼朋友。对于各院系的学生档案管理，应配备专人进行管理，认真完成档案的形成、收集、汇总、检查、上交等工作，保证学生档案的真实无误。
3.2 构建过程性学生档案，加强对于学生档案管理的重视程度
学生档案不应该只是记载学生成绩及其学籍情况的“冷表格”，而是成为记载学生在校期间“鲜活”生活的“成长记录”，构建过程性学生档案势在必行，过程性学生档案的管理要求要具有一支负责任的专业档案管理队伍，具备扎实的档案管理知识和学生管理经验，能够将学生在校学习、生活等的点滴提炼升华，构成具有生命的档案材料，笔者认为：在学生在校期间，构建学生特长档案、诚信档案、社会实践档案、公益活动情况档案、文体活动情况档案，将学生的学业素质与综合素质综合考察，并给予科学的评价，为将来学生的就业提供重要依据。然而，这必然会加重学生档案管理者的工作量，针对这种情况就要求高等师范院校从学校人才培养全局的角度，提高对于学生档案管理工作的重视程度，对于物质、设备、人员给予保障，惟此能够保证学生档案管理的科学发展。
3.3 加强学生档案管理的信息化程度，充分发挥学生自我管理的能力
现今是信息技术飞速发展的时代，高等师范院校学生档案管理是否能够与时俱进，适应信息时代的发展要求取决于学生档案的信息化管理的发展。一方面，建立高校学生档案信息的数据库，使得学生档案信息实现资源共享，推进系统化、科学化的进程，使得学生档案管理充分体现服务学生、服务社会的功能，彰显其利用价值，为国家、社会输送合格人才。另一方面，充分发挥学生自我管理的能力，充分利用高校学生社团、学生干部、学生骨干的榜样带头作用，构建以系部为管理中枢，班级为档案形成主体的学生档案自我管理组织，使得学生成为其“成长记录”的构建者与见证者，使得学生从始至终都重视自身的过程性学习及生活。那么，形成真实、可靠、质高的学生档案信息便不是空谈，高校学生档案管理工作也就落到实处。